Beleid tijdelijke importprocedure

1 Eisen voor deelname

Uw bedrijf heeft de Erkenning Bedrijfsvoorraad van de RDW. Daarmee bent u toegelaten tot de tijdelijke importprocedure. De tijdelijke importprocedure houdt in dat u onder voorwaarden online een kenteken kunt aanvragen. Dit beleid is bedoeld voor u als aanvrager van een individuele inschrijving.

De Wegenverkeerswet 1994, het Kentekenreglement, de Regeling erkenning bedrijfsvoorraad en het Beleid tijdelijke importprocedure vormen de basis voor de tijdelijke importprocedure. De RDW houdt toezicht op de tijdelijke importprocedure. Deze bevoegdheid is gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder a, van de Regeling erkenning bedrijfsvoorraad.

2 Voorschriften voor gebruik

U kunt online een aanvraag voor een inschrijving doen met de online dienst 'Versnelde Individuele Aanvraag' (VIA).

Deze dienst heeft specifieke eisen en voorwaarden. Daarnaast gelden ook algemene voorwaarden. Voldoet u niet aan de eisen en/of voorwaarden dan mag u niet online een inschrijving aanvragen en moet u een afspraak op een van de keuringsstations van de RDW maken.

3 Eisen en Voorwaarden

3.1 Voertuig

• • U vraagt alleen een inschrijving aan voor de volgende voertuigcategorieën:

  • • personenauto (M1);

  • • lichte bedrijfsauto (N1 met een wettelijk toegestane maximummassa kleiner of gelijk aan 3.500 kg);

  • • lichte aanhangwagen (O₂ met een wettelijk toegestane maximummassa kleiner of gelijk aan 3.500 kg);

  • • twee of driewieler (L1e-L7e).

• • De personen- of bedrijfsauto (M1 of N1) heeft een maximumconstructiesnelheid van meer dan 25 km per uur.

• • Het voertuig heeft geen schade of herstelde schade.

• • Het voertuig is na inschrijving in het land van herkomst niet gewijzigd.

• • Het voertuig heeft een datum eerste toelating van 1-1-1978 of later.

• • Het voertuig moet eerder geregistreerd zijn in een EU-lidstaat/EVA land.

• • U bent in het bezit van het voertuig.

3.2 Kentekenbewijs

U bent in het bezit van het complete, originele (EU/EVA) kentekenbewijs dat hoort bij het voertuig.

De voertuiggegevens die getoond worden moeten in overeenstemming zijn met het voertuig. De ontbrekende gegevens mogen alleen aangevuld worden met gegevens die afkomstig zijn van het CVO of het kentekenbewijs.

3.3 Foto’s en bestanden

• • U stuurt duidelijke foto’s en bestanden van het desbetreffende voertuig en de bij het voertuig behorende documenten mee. De foto’s en bestanden zijn in kleur, goed leesbaar en scherp.

• • U bewaart het buitenlandse kentekenbewijs 6 maanden na datum van de bevestiging van inschrijving in het kentekenregister in een afsluitbare voorziening op uw bedrijfsadres. U bewaart het originele kentekenbewijs ook gedurende 6 maanden als u een inschrijving voor een ander heeft gedaan.

• • Zes (6) maanden na datum van de bevestiging van inschrijving in het kentekenregister, vernietigt u het buitenlandse kentekenbewijs. Het vernietigen gebeurt zodanig dat het vernietigde document niet meer als kentekenbewijs gebruikt kan worden. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door het kentekenbewijs in twee of meer gelijke delen te knippen en weg te gooien.

• • U vraagt alleen een inschrijving voor uw eigen bedrijfsvoorraad aan als het voertuig uw eigendom is en bestemd is om te worden verkocht.

• • U voldoet aan alle betalingsverplichtingen die voortvloeien uit de tijdelijke importprocedure.

• • Wanneer u wordt verzocht om naar het keuringsstation van de RDW te komen, maakt u zo snel mogelijk een afspraak. U moet binnen 3 weken verschijnen op het keuringsstation. U neemt behalve het voertuig ook de bij het voertuig behorende documenten mee.

3.4 Inschrijven voor een ander

• • Als u voor een ander (natuurlijk persoon, rechtspersoon of ander erkend bedrijf) de inschrijving aanvraagt moet u de daarvoor bedoelde digitale machtiging aanmaken. Deze digitale machtiging laat u ondertekenen en gebruikt u tijdens de aanvraag.

• • In geval van een aanvraag voor inschrijving voor een natuurlijk- of rechtspersoon controleert u het Nederlandse legitimatiebewijs van de natuurlijk persoon of tekenbevoegde van de rechtspersoon. Het legitimatiebewijs moet geldig zijn op het moment van controle.

• • Wanneer u een inschrijving aanvraagt voor een rechtspersoon laat u de machtiging door een tekenbevoegde ondertekenen. U controleert het (kopie) uittreksel (niet ouder dan een jaar) uit het handelsregister waaruit blijkt dat de tekenbevoegde bevoegd is de rechtspersoon te vertegenwoordigen.

• • Wanneer u een inschrijving aanvraagt voor een natuurlijke persoon, dan ziet er u erop toe dat deze het machtigingsformulier zelf ondertekent.

• • Wanneer u een inschrijving aanvraagt voor een ander erkend bedrijf bedrijfsvoorraad, dan moet dit bedrijf de digitale machtiging ondertekenen in de daarvoor bedoelde dienst.

• • De machtiging moet u minimaal 2 jaar en maximaal 3 jaar bewaren in de afsluitbare voorziening op uw bedrijfsadres. Als het voertuig is ingeschreven ten behoeve van de bedrijfsvoorraad van een ander erkend bedrijf dan hoeft u geen machtiging te bewaren.

4 Toezicht

4.1 Basis van het toezicht

De RDW houdt toezicht op de tijdelijke importprocedure. Deze bevoegdheid is gebaseerd op artikel 6, eerste lid, onder a van de Regeling erkenning Bedrijfsvoorraad. De basis van het toezicht is vastgelegd in de Wegenverkeerswet 1994, het Kentekenreglement en de Regeling erkenning bedrijfsvoorraad.

4.2 Meewerken aan het toezicht

U en uw medewerkers moeten alle medewerking verlenen aan de uitoefening van het toezicht door de RDW. Het niet meewerken aan toezicht leidt tot een sanctiemaatregel.

Indien men zijn of haar emoties richt op de persoon van de RDW-medewerker door middel van verbale agressie (uitschelden), discriminatie, intimidatie of seksuele intimidatie in of namens uw bedrijf door daar aanwezige personen of via de telefoon, sociale media of e-mail, dan volgt een sanctiemaatregel op de erkenning Bedrijfsvoorraad. Dit geldt ook bij fysiek geweld of dreiging daarmee tegen een RDW-medewerker in uw bedrijf door daar aanwezige personen. Naast het opleggen van een sanctiemaatregel, wordt aangifte gedaan door de RDW ten behoeve van strafrechtelijke vervolging.

Onder intimidatie valt ook het filmen en/of geluidsopnamen maken van toezichthouders van de RDW zonder dat daarvoor een gerechtvaardigd belang is.

4.3 Instrueren van uw personeel

Voor een goed gebruik van de tijdelijke importprocedure, is het van groot belang dat u uw personeel voldoende instrueert. Wij adviseren u om dit bij een of meer personen neer te leggen die dit werk regelmatig doen, dit beperkt het aantal fouten. Hoe u dit invult is verder uw eigen verantwoordelijkheid. De gevolgen van het niet (voldoende) instrueren van uw personeel en fouten gemaakt door uw personeel zijn voor uw rekening en risico.

4.4 Wijze van toezicht houden

De RDW houdt toezicht door middel van periodieke controlebezoeken, administratieve controles en fysieke controles. De controle vindt plaats op het bedrijfsadres zoals u bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en zoals deze is geregistreerd bij de RDW.

Tijdens de controle moet u de buitenlandse kentekenbewijzen van voertuigen die korter dan 6 maanden geleden zijn ingeschreven, kunnen tonen aan de Toezichthouder Bedrijven van de RDW.

Ten aanzien van de fysieke controles kan dit betekenen dat u het voertuig inclusief de bijbehorende documenten op een met de RDW overeengekomen locatie en tijdstip voor onderzoek ter beschikking moet stellen.

4.5 Risico Gestuurd Toezicht

Risico gestuurd toezicht houdt kortgezegd in dat bedrijven waar overtredingen en of signalen geconstateerd zijn, vaker het onderwerp van toezicht kunnen zijn. Bedrijven die minder goed of slecht presteren op het gebied van naleving van de regels, zullen vaker gecontroleerd worden dan bedrijven die aantoonbaar de regels en instructies goed naleven.

4.6 Periodieke controlebezoeken

De periodieke controlebezoeken worden uitgevoerd door Toezichthouders Bedrijven van de RDW en worden in de regel van te voren telefonisch aangekondigd. U wordt op werkdagen tussen 8:00 uur en 17:00 uur gebeld op het bij de RDW bekende telefoonnummer. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat de RDW over het juiste telefoonnummer beschikt. De Toezichthouder Bedrijven belt met nummerherkenning. U kunt hieraan echter geen rechten ontlenen. Dit telefoonnummer is niet bedoeld voor het stellen van vragen of het reageren op brieven die u van de RDW ontvangt. Misbruik van het telefoonnummer kan gevolgen hebben voor uw erkenning(en). U bent er zelf voor verantwoordelijk dat de Toezichthouder Bedrijven het bezoek telefonisch kan aankondigen.

Bij geen gehoor worden, verspreid over verschillende werkdagen, maximaal twee nieuwe pogingen ondernomen om het bezoek aan te kondigen. Als na maximaal (in totaal) drie pogingen geen controlebezoek kan plaatsvinden, bezoekt de Toezichthouder Bedrijven uw bedrijf onaangekondigd.

Wordt bij aankomst in uw bedrijf niemand aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan laat de Toezichthouder Bedrijven een kaartje achter waaruit blijkt dat hij bij uw bedrijf is geweest. De RDW stuurt u vervolgens een “verklaring controle erkenning en/of handelaarskentekens en – kentekenbewijzen” toe. Op deze verklaring kunt u maximaal drie telefoonnummers invullen waarop u bereikbaar bent of waarop een door u gemachtigde persoon bereikbaar is. U dient dit formulier ingevuld en binnen de daarvoor gestelde termijn naar de RDW te sturen. Doet u dit niet of brengt u toevoegingen op het formulier aan, dan kan dit leiden tot een schorsing van uw erkenning voor de duur van zes weken.

Na ontvangst door de RDW van de ingevulde en ondertekende verklaring zal de Toezichthouder Bedrijven vervolgens een onaangekondigd bezoek plannen. Als er wederom niemand wordt aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan probeert de Toezichthouder Bedrijven u op de opgegeven telefoonnummers te bereiken. U of een door u gemachtigd persoon moet dan binnen 15 minuten op het bedrijfsadres aanwezig zijn. Komt het na de uitgevoerde belpogingen niet tot een controlebezoek omdat er niemand is die namens uw bedrijf een controle mogelijk kan maken, dan kan daaraan de conclusie worden verbonden dat geen medewerking wordt verleend aan het toezicht. Stuurt u de verklaring niet terug of verleent u geen medewerking aan toezicht, dan wordt u uitgesloten van deelname aan de tijdelijke importprocedure.

Daarnaast kunnen meldingen van onder andere de Politie, Belastingdienst of Douane reden zijn een onderzoek in te stellen en aanleiding geven tot een (onaangekondigd) controlebezoek door de RDW.

4.7 Overtredingen tijdelijke importprocedure

U wordt geacht zich op de hoogte te stellen van de regels en deze in te passen in uw bedrijfsvoering. U dient daarom de procedures in uw bedrijf dan ook nauwkeurig af te stemmen op de verplichtingen. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van overtredingen. Dit betekent dat indien een of meer overtredingen worden geconstateerd, dit kan leiden tot een waarschuwing of een uitsluiting van deelname aan de tijdelijke importprocedure.

4.7.1 Voorbeelden van overtredingen tijdelijke importprocedure

• • het voertuig waarvoor een aanvraag is ingediend niet ter beschikking stellen voor onderzoek;

• • het aanleveren van onjuiste voertuiggegevens;

• • het aanleveren van documenten en/of afbeeldingen die niet in kleur, niet goed leesbaar en/of niet scherp zijn;

• • Het niet aangeven dat het voertuig schade heeft;

• • het niet bewaren, het niet volgens de voorschriften vernietigen, het niet kunnen tonen of het niet op verzoek aangetekend opsturen van originele complete kentekenbewijzen;

• • het bij de aanvraag voor een inschrijving voor een derde geen gebruik maken van de digitale machtiging die daarvoor beschikbaar is gesteld;

• • het niet conform de voorschriften laten ondertekenen of bewaren van de machtiging;

• • het niet of onvoldoende medewerking verlenen aan toezicht;

• • het niet tijdig betalen van de facturen.

5 Intrekking

Het Beleid tijdelijke importprocedure van januari 2021, stcrt. 2020, 65815 wordt met ingang van 12 september 2022 ingetrokken.

6 Ingangsdatum

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van 12 september 2022.

7 Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleid tijdelijke importprocedure.