1. Verantwoording
1.1 Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven
Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke
staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren
documenten verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht de drager – die door een overheidsorgaan
zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook
digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.
Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in
dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft
de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt
voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.
De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden
die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende
bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de
ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats
het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst
(RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van Onderwijs, cultuur en wetenschappen
(OCW) en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.
In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers op grond van
artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden
aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring
in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna
de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.
Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat
een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde
vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren.
Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het
beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.
Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:
-
– de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
-
– de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
-
– de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
-
– het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht-
of bewijszoekenden en historisch onderzoek.
Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn:
-
– een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan;
-
– een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan;
en
-
– (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.
Vaststellingsprocedure
Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende
plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden
overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit
van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van OCW) en
de betrokken zorgdrager(s).
Geldigheidsduur
Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke
periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de
selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te
vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen
archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst. Elke selectielijst
wordt na advies van de Raad voor Cultuur vastgesteld door de Minister van OCW en de
minister wie het mede aangaat. De vastgestelde lijsten worden in de Staatscourant gepubliceerd.
1.2 Opzet en werking van het Basisselectiedocument
BSD – oorspronkelijke opzet
Een BSD is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet
zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel
op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen
op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan bestaan uit één of meer selectielijsten,
namelijk een selectielijst voor elk van de actoren op het desbetreffende beleidsterrein.
Er worden geen handelingen van particuliere actoren in opgenomen.
Een BSD wordt in de oorspronkelijke opzet opgesteld op basis van institutioneel onderzoek.
In een RIO wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en
bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van de
overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst.
In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien
is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag ervan bewaard dan
wel vernietigd moet worden.
Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende
het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel
beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die
betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van
overheidsorganen, dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s.
BSD – ontwikkelingen
In de loop van de tijd heeft het instrument BSD echter ook steeds meer een organisatiespecifieke
toepassing gekregen. De voor de ‘beleidsterreinbenadering’ benodigde coördinatie en
middelen waren niet altijd aanwezig. Met name veel ZBO’s, die zelf zorgdrager zijn,
hebben hun eigen BSD’s opgesteld (ook al vallen hun werkzaamheden onder reeds beschreven
beleidsterrein-RIO’s).
In een aantal gevallen is daarbij meteen een ‘institutioneel deel’ opgenomen, maar
dan dus niet als afzonderlijk rapport, maar als integraal onderdeel van het BSD. Het
blijft immers noodzakelijk om de belangrijkste (institutionele) ontwikkelingen te
vermelden.
Dit BSD sluit aan op deze trend en is door de verbinding met het DSP nog meer toegespitst
op de praktijk en de werkelijk aanwezige archiefbescheiden.
Daar waar een organisatie een eigen selectielijst heeft opgesteld, zijn in veel gevallen
(zoals bij de publiekrechtelijke ZBO’s) ook de belangrijkste zgn. bedrijfsvoeringshandelingen opgenomen.
Selectieniveau
Het niveau waarop geselecteerd wordt, is niet dat van de stukken zelf, maar dat van
de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een
BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen
van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien
van toepassing een vernietigingstermijn.
1.3 Functies van het BSD
Het BSD heeft de volgende functies:
-
– de selectielijsten in het BSD bieden de grondslag voor de vernietiging en overbrenging
van archiefbescheiden waarvoor een zorgdrager verantwoordelijk is (Archiefwet 1995, art. 5, lid 1);
-
– voor de zorgdrager is het BSD van belang voor de bedrijfsvoering als mogelijke basis
voor archiefordening volgens bedrijfsprocessen;
-
– voor de zorgdrager dient het BSD als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende
burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de ter inzage legging invloed uit te oefenen
op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, art. 2, lid 1, onder d).
-
– voor de Minister belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris)
is het BSD de verantwoording inzake het bewaar- en vernietigingsbeleid vanuit cultureel-historisch
belang (Archiefbesluit 1995, art. 2, lid 1, onder c).
-
– voor de Nationaal Archief is het BSD (tezamen met het RIO) het uitgangspunt voor de
Institutionele Toegangen.
1.4 Selectiedoelstelling en -criteria
1.4.1 Selectiedoelstelling
Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT.
Tijdens de behandeling van de ontwerp-Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer verwoordde de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur
(WVC) op 13 april 1994 deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken van een reconstructie
van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen
is de selectiedoelstelling vertaald als ‘het selecteren van handelingen van de overheid
om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen
voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een
reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten
opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke
gebeurtenissen en ontwikkelingen, voorzover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven’.
1.4.2 Selectiecriteria
Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde)
lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria
wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het
institutioneel onderzoek of een andere contextbeschrijving in kaart zijn gebracht.
De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.
Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’),
dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd
geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een
handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd.
De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), onder vermelding
van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit
dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie
van het overheidshandelen op hoofdlijnen.
Overigens verlangt artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V
is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium.
PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd:
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde,
als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen
van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
Om de selectiedoelstelling te bereiken, worden de handelingen in het BSD gewaardeerd
aan de hand van de algemene selectiecriteria, zoals deze op de volgende pagina staan
vermeld.
Algemeen selectiecriterium
Toelichting
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of
de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij
terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoordingvan beleid op hoofdlijnen aan andere actoren
Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen
Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt
Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het
Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten
Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de
selectiedoelstelling, beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Daar
de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in dit BSD de mogelijkheid om specifieke
selectiecriteria te formuleren niet benut.
De archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden
gewaardeerd met een V (= op termijn te vernietigen). In het algemeen geldt dat deze
bewaartermijn ingaat op het moment dat het desbetreffende dossier is gesloten. In
de meeste gevallen wordt dit in de selectielijst niet nog eens aangegeven. In bepaalde
gevallen is het echter noodzakelijk om wel een expliciete nadere aanduiding te geven.
1.5 Afbakening en actoren
1.5.1 Tijd
Toelatingswerkzaamheden werden al vanaf begin jaren ’50 uitgevoerd. Dit gebeurde eerst
door ambtelijke commissies, eerst de Bestrijdingsmiddelencommissie / Werkgroep voor
Fytofarmacie, vanaf 1964 de Commissie voor Fytofarmacie, sinds 1982 opererend onder
de naam Commissie voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen (CTB).
Het CTB als College bestaat sinds 1993. In 2000 werd het verzelfstandigd.
Bij de verzelfstandiging is bepaald dat alle archiefmateriaal dat nog niet was overgebracht
naar een archiefbewaarplaats, mee zou gaan met de verzelfstandigde organisatie. Feitelijk
is het archief in zijn geheel meegenomen. Met name van de toelatingshandelingen is
de documentaire neerslag overgegaan. Van de bedrijfsvoeringsprocessen is slechts een
deel bij het CTB terug te vinden.
In overleg met het CTB is besloten om zowel voor de primaire processen als voor de
bedrijfsvoeringsprocessen in principe een ruime periodisering aan te houden. In veel
gevallen zal dat zijn vanaf 1953 (oudste aanwezige werkgroepverslagen), 1964 (startjaar
Commissie Fytofarmacie) of 1993 (startjaar College). Daar waar evident sprake is van
een latere aanvang van de handeling, wordt een recenter jaar opgevoerd. Bij het vaststellen
van het aanvangsjaar is ook gekeken naar wat – voorzover bekend – aan materiaal in
de archieven van het CTB aanwezig is.
Mede gelet op de gebrekkige inventarisatie en ontsluiting is een ‘zekere’ periodisering
aangehouden, zodat voor alle materiaal dat nog wordt aangetroffen straks een vernietigings-
danwel bewaargrondslag aanwezig is. Dit geldt met name voor de bedrijfsvoeringsdocumenten.
Van de primaire processen is in ieder geval materiaal vanaf 1953 in de organisatie
aanwezig.
Het bovenstaande betekent dat als actor in de handelingenlijst niet alleen het CTB
in zijn huidige vorm, maar ook de voorgangers daarvan zijn inbegrepen.
1.5.2 Andere BSD’s
Als publiekrechtelijk ZBO met eigen rechtspersoonlijkheid, dient het CTB zelf een
selectielijst op te stellen, voor de neerslag van al het handelen. Bij het bepalen
van termijnen is mede gekeken naar enkele ‘horizontale’ BSD’s voor de bedrijfsvoeringshandelingen.
Ten aanzien van het primaire handelen van het CTB is er in het verleden door het ministerie
van Landbouw, natuur en voedselkwaliteit (LNV) een aantal handelingen opgenomen in
het RIO Gewasbescherming. Deze zijn wel geraadpleegd, maar niet rechtstreeks overgenomen
in de voorliggende selectielijst. (De voorliggende selectielijst vervangt de eventuele
in een ander BSD vastgestelde CTB-handelingen.)
1.6 Gebruikte afkortingen
ABS: Aanvraag en Behandelingssysteem
ARAR: Algemeen ambtenarenreglement
Awb: Algemene wet bestuursrecht
B: Bewaren
BHV: Bedrijfshulpverlening
BJZ: Bestuurlijke en juridische zaken
BSD: Basis selectie document
CTB: College voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen
DG: directeur-generaal
DIV: Documentaire informatie voorziening
DSP: Documentair structuurplan
EEG: Europese Economische gemeenschap
EU: Europese Unie
HTB: Handboek Toelating Bestrijdingsmiddelen
I&A: Informatisering en Automatisering
IT: Informatie technologie
LNS: Landbouw nieuwe stoffen
LNV: (ministerie van) Landbouw, natuur en voedselkwaliteit
NL: Nederland(s)
OCW: (ministerie van) Onderwijs, cultuur en wetenschappen
PD: Plantenziektenkundige Dienst
PIOFAH: personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering,
huisvesting en overige facilitaire zaken
PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn
RAD: Rijksarchiefdienst
RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek
RUB: Regeling uitzondering bestrijdingsmiddelen
SZW: (ministerie van) Sociale zaken en werkgelegenheid
V: Vernietigen
VIR: Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst
VROM: (ministerie van) Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
VWS: (ministerie van) Volksgezondheid, Welzijn en Sport
WOB: Wet openbaarheid van bestuur
WVC: (ministerie van) Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur
ZBO: Zelfstandig bestuursorgaan
5. Leeswijzer bij het Basisselectiedocument
Het Basisselectiedocument (BSD) dat op de volgende pagina’s staat uitgeschreven, is
een opsomming van handelingen van het archiefvormende orgaan. Deze handelingen (werkprocessen)
zijn uitgesplitst naar categorie; de categorie-indeling is gebaseerd op die welke
in het Documentair Structuurplan is gehanteerd.
Voor elke handeling is er een zgn. handelingenblok. Dit is een tabel met de belangrijkste gegevens met betrekking tot de handeling,
waarmee het mogelijk is de handeling en de daar bijhorende documentaire neerslag te
plaatsen en te waarderen. De handelingenblokken beschrijven in hun meest uitgebreide
vorm de volgende items:
Handelingnr.
Dit is het unieke volgnummer van de handeling. Dit nummer is overgenomen uit het RIO
of DSP.
Handeling
Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een
taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen
met een procedure of een werkproces.
Periode
Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer
er geen eindjaar staat vermeld, wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.
Grondslag
Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer
er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.
Product
Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren.
Opsommingen geven een indicatie van de producten en zijn niet altijd uitputtend. Vaak
wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct.
Opmerking
Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling
toelichting behoeft.
Waardering
Waardering van de handeling als B (bewaren) of V (vernietigen).
Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn.
Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium.
Eventueel een nadere toelichting op de waardering.
N.B.: De bewaartermijn begint normaliter te lopen ‘na sluiting dossier/bestand’. Bij
bepaalde archiefbescheiden is het echter noodzakelijk gebleken het moment van ingaan
van de bewaartermijn nader te specificeren. Dit is met name het geval bij de dossiers
die samenhangen met de Nederlandse en Europese toelatingen (middeldossiers, stofdossiers,
rapporten).
Vaststelling BSD
In september 2006 is het ontwerp-BSD door het College voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen
aan de minister van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend
bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen
van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is
verstuurd. Vanaf 1 mei 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke
inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal
Archief evenals op de website van het ministerie van OCW, hetgeen was aangekondigd
in de Staatscourant en in het Archievenblad.
Op 28 juni 2007 bracht de RvC advies uit [arc-2007.03942/1], hetwelk geen aanleiding
heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd het BSD op 4 juli 2007 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de minister
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en het College voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen
[C/S&A/07/1340] vastgesteld.
6. Basisselectiedocument CTB (en taakvoorgangers)
6.1 Toelatingen
1.
Handeling: Het beslissen op Nederlandse aanvragen om toelating van bestrijdingsmiddelen
Periode: 1953–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Bestrijdingsmiddelenbesluit, Regeling toelating
bestrijdingsmiddelen 1995, Mandaatbesluit CTB
Product: Middeldossiers, NL-rapporten, NL-stofdossiers, Besluitendossiers
Opmerking: Onder deze handeling vallen ook de volgende activiteiten die samenhangen
met het toelaten van bestrijdingsmiddelen:
– uitbreiding toepassing bestrijdingsmiddelen;
– wijziging samenstelling bestrijdingsmiddelen;
– verlenging toelating bestrijdingsmiddelen;
– herregistratie bestrijdingsmiddelen (sinds 1999);
– verwerking van nieuwe gegevens over mogelijke gevaarlijke gevolgen van bestrijdingsmiddelen
voor mens, dier en milieu.
Waardering: – Toelatingsbesluiten: B (5)
– Middeldossiers: V 10 jaar (na besluit vervallen toelating of besluit niet-toelating
aanvraag). Vóór vernietiging worden de besluiten uit deze dossiers gehaald en naar
het Toelatingsbesluiten dossier overgebracht.
– NL-rapporten: V 10 jaar (na eerste gebruik bij toelatingsbesluit of afwijzing aanvraag)
– NL-stofdossiers: V 10 jaar (na vervallen laatste middel met desbetreffende stof
terwijl er ook geen aanvragen lopende zijn)
2.
Handeling: Het beheren van een register van toegelaten en geregistreerde bestrijdingsmiddelen
Periode: 1964–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962
Product: Digitaal register (Aanvraag en Behandelingssysteem (ABS))
Waardering: B (5)
3.
Handeling: Het verwerken van mededelingen over bereiding of invoer van ambtshalve
toegelaten bestrijdingsmiddelen
Periode: 1964–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Bestrijdingsmiddelenbesluit
Product: Middeldossiers
Waardering: V 10 jaar (na besluit vervallen toelating)
4.
Handeling: Het verlenen van proefontheffingen voor bestrijdingsmiddelen
Periode: 1994–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Bestrijdingsmiddelenbesluit, Mandaatbesluit CTB
Product: Aanvraag, beoordeling, ontheffing, rapporten
Waardering: V 5 jaar (na afloop van de proefontheffing)
5.
Handeling: Het verlenen van ontheffingen op het verbod tot gebruik van ‘doodshoofdmiddelen’
Periode: 1986–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Bestrijdingsmiddelenbesluit
Product: Aanvraag, beoordeling, ontheffing
Waardering: V 5 jaar
6.
Handeling: Het verstrekken van exportverklaringen voor stof of middel geproduceerd
in Nederland
Periode: 1993–
Bron: CTB-beleid
Product: Aanvraag, exportverklaringdossier
Opmerking: afgegeven aan toelatinghouders, zodat het middel/de stof naar andere landen
(binnen en buiten Europa) kan worden geëxporteerd
Waardering: V 5 jaar
7.
Handeling: Het behandelen van aanvragen voor de Helpdesk Toelatingen
Periode: 2001–
Bron: CTB-beleid
Product: Aanvraag, rapporten, advies, correspondentie
Opmerking: Het betreft niet de toelatingsbeoordeling, maar procedurele en administratieve
adviezen.
Waardering: V 5 jaar
8.
Handeling: Het behandelen van Verzoeken om Inlichtingen in verband met te voorkomen
dierproeven
Periode: 1994–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Regeling toelating bestrijdingsmiddelen 1995
Product: Aanvraag, correspondentie
Opmerking: Ingesteld na herinvoering van het ‘gesloten’ dossierstelsel in 1994.
Waardering: V 5 jaar
9.
Handeling: Het verlenen van specifieke ontheffingen voor bestrijdingsmiddelen
Periode: 1993–2000
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962
Product: Aanvraag, beoordeling, ontheffing, rapportage
Opmerking: – Vanaf 1993 namens de minister (gearchiveerd bij CTB).
Vanaf 2000 door minister zelf, met voorbereidend werk van het CTB (valt later onder
beleidsadvisering; zie desbetreffende handeling).
– Onder meer ontheffingen uit hoofde van art. 16a Bestrijdingsmiddelenwet.
– Waardering: Besluit tot ontheffing: B (5)
– Onderliggend materiaal: V 5 jaar (na aflopen ontheffing)
6.2 Europese beoordelingen
10.
Handeling: Het als EU-rapporteur inbrengen van het Nederlandse standpunt in het Europese
stoffenbeoordelingsproces
Periode: 1991–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Besluit andere taken CTB, Richtlijn 91/414/EEG, Richtlijn 98/8/EEG
Product: EU-stofdossiers (incl. monografie), rapporten, overlegverslagen, correspondentie
Opmerking: I.v.m. de plaatsing van stoffen op Annex I van de Gewasbeschermingsrichtlijn
(91/414/EEG) en de Biocidenrichtlijn (98/8/EEG) .
Stemadvies CTB aan departementen tbv EU-besluit: B(1)zie handeling 24.
Waardering: – EU-rapporten: V 15 jaar (na EU-besluit tot plaatsing of niet-plaatsing)
– EU-stofdossiers: V 10 jaar na niet-plaatsingsbesluit EU
11.
Handeling: Het als niet-EU-rapporteur inbrengen van het Nederlandse standpunt in het
Europese stoffenbeoordelingsproces
Periode: 1991–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Besluit andere taken CTB, Richtlijn 91/414/EEG, Richtlijn 98/8/EEG
Product: EU-stofdossiers (incl. monografie), rapporten, overlegverslagen, correspondentie
Opmerking: I.v.m. de plaatsing van stoffen op Annex I van de Gewasbeschermingsrichtlijn
(91/414/EEG) en de Biocidenrichtlijn
Stemadvies CTB aan departementen tbv EU-besluit: B(1) zie handeling 24.
Waardering: – EU-rapporten: V 1 jaar (na EU-besluit tot plaatsing of niet-plaatsing,
indien stof níet in NL is toegelaten);
– EU-rapporten: V 10 jaar (na EU-besluit tot plaatsing of niet-plaatsing, indien stof
in NL is toegelaten en is gebruikt bij NL-toelatingsbesluit: behandelen als NL-rapport
(V 10 jaar na eerste gebruik bij toelatingsbesluit of afwijzing aanvraag));
– EU-stofdossiers: V 10 jaar (na niet-plaatsingsbesluit EU)
6.3 Toelatingen (algemeen)
12.
Handeling: Het deelnemen aan advies- en overlegcommissies op het werkterrein van het
CTB waarvan het secretariaat bij het CTB berust
Periode: 1964–
Product: Agenda, notulen, vergaderstukken
Waardering: B (5)
13.
Handeling: Het deelnemen aan advies- en overlegcommissies op het werkterrein van het
CTB waarvan het secretariaat niet bij het CTB berust
Periode: 1964–
Product: Agenda, notulen, vergaderstukken
Waardering: V 5 jaar
14.
Handeling: Het voeren van (incidenteel) overleg en het onderhouden van contacten met
betrokken partijen en relaties op het werkterrein van het CTB
Periode: 1964–
Product: Overlegverslagen, correspondentie
Waardering: Gestructureerd overleg met belangenorganisaties zoals Nefyto en Platform
Biociden en andere vergelijkbare organisaties: B(2)
Overleg overig: V 5 jaar
15.
Handeling: Het aansturen en leiden van interne en externe projecten op het werkgebied
van het CTB
Periode: 1964–
Product: Evaluatieverslagen, projectrapportages, projectuitvoeringsdocumenten
Waardering: Beleidsstukken en projectrapportages: B (5)
Overige stukken: V 5 jaar
16.
Handeling: Het deelnemen aan externe projecten op het werkgebied van het CTB
Periode: 1964–
Product: Projectrapportages, overlegverslagen
Waardering: V 5 jaar
17.
Handeling: Het voeren van College-overleg
Periode: ca. 1953–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962
Product: Agenda, notulen, vergaderstukken, presentielijsten
Opmerking: – Besluiten inzake toelatingen worden wel door het College ondertekend,
maar in het toelatingentraject afzonderlijk opgesteld en gearchiveerd. Onderliggend
materiaal kan wel bij de neerslag van het College-overleg zijn bewaard.
Ook niet-toelatingsgerelateerde besluiten en andere stukken.
Waardering: B (1)
18.
Handeling: Het deelnemen aan en (mede) organiseren van cursussen, conferenties en
andere instructieve bijeenkomsten op het werkgebied van het CTB
Periode: 1964–
Product: Verslag, programma, uitnodiging, deelnemerslijst, presentaties
Waardering: Eindproducten zelf georganiseerde activiteiten: B (5)
Overige neerslag: V 5 jaar
19.
Handeling: Het voorbereiden en begeleiden van extern (wetenschappelijk) onderzoek
betreffende de toelating van bestrijdingsmiddelen
Periode: 1964–
Opmerking: Onderzoek wat is uitgevoerd bij de keuringsdienst van waren en de plantenziektekundige
dienst voor het vaststellen van de MRL, vooral in kleine teelten.
Product: Rapporten, correspondentie, overlegverslagen
Waardering: Onderzoeksopdracht en eindrapportage: B(2)
Overige neerslag: V 10 jaar
6.4 Beleid & advisering
20.
Handeling: Het adviseren van beleidsverantwoordelijke departementen over het toelatingsbeleid
van bestrijdingsmiddelen in Nederland en Europa
Periode: 1993–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Regeling uitzondering bestrijdingsmiddelen (RUB)
Product: Adviezen, overlegverslagen, projectuitvoeringsdocumenten (bijv. opdrachtverstrekking,
rapportages)
Het betreft onder meer uitvoeringstoetsen, RUB-advisering, knelpuntadvisering, advisering
over invoertoleranties en commentaar op EU Guidance-documenten.
Veelal uitgevoerd in projectvorm.
Waardering: Eindproducten: B (1)
Projectuitvoeringsdocumenten: V 10 jaar (na sluiting dossier)
21.
Handeling: Het ontwikkelen, afstemmen en vaststellen van het (strategische) beleid
van de eigen organisatie
Periode: 1993–
Product: Notities, overlegverslagen, correspondentie, memo’s
Opmerking: Hieronder valt ook de aansturing door de beleidsbetrokken ministeries (bijv.
4DG-overleg, ‘voorportaal’.
Waardering: B (1)
22.
Handeling: Het vaststellen van tarievenbesluiten
Periode: 2000–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962
Product: Nota, overlegverslagen, correspondentie
Opmerking: Het CTB geeft toelatingen af voor middelen die in Nederland worden verkocht
en tevens stelt Nederland samenvattingen op van stoffen voor de Europese beoordeling.
Voor beide geldt dat dit tegen een bepaald tarief wordt uitgevoerd sinds het CTB een
ZBO is geworden. Deze tarieven worden jaarlijks in de staatscourant gepubliceerd.
Waardering: Eindproduct: B (1)
Onderliggend materiaal: V 5 jaar (na publiceren tarievenbesluit in staatscourant)
23.
Handeling: Het maken van begrotingsafspraken met opdrachtgevende beleidsverantwoordelijke
ministeries
Periode: 2000–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962
Product: Correspondentie, overlegverslagen, nota, notitie
Waardering: V 5 jaar na vaststellen jaarbegroting
24.
Handeling: Het bijdragen aan de inbreng van het Nederlandse standpunt aan EU-werkgroepen
op het gebied van de toelating van bestrijdingsmiddelen
Periode: 1975–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962
Product: Advies, verslagen, standpuntbepaling, correspondentie, rapporten
Waardering: Advies, standpuntbepaling: B (1)
Overig: V 10 jaar (na sluiting dossier)
6.5 Kennismanagement
25.
Handeling: Het coördineren van het kennismanagement betreffende de toelating van bestrijdingsmiddelen
Periode: 1964–
Product: Overlegverslagen, notitie, rapporten
Opmerking: Om de wetenschappelijke kennis van de wetenschappelijk beoordelaars binnen
het CTB op peil te houden is besloten een kenniseenheid op te stellen. Deze zorgt
er voor, coördineert, dit proces. Het gaat dan bijvoorbeeld over het volgen van cursussen
of symposia, etc.
Waardering: V 3 jaar
26.
Handeling: Het beheren van het Handboek Toelating Bestrijdingsmiddelen
Periode: 1964–
Product: Handboek, rapporten, overlegverslagen
Opmerking: En voorgangers, zoals Handboek Normen en Criteria.
Waardering: Eindproduct: B (5)
Onderliggend materiaal: V 5 jaar (na implemetatie)
6.6 Juridische zaken
27.
Handeling: Het behandelen van bezwaarschriften
Periode: 1993–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Algemene wet bestuursrecht
Product: Bezwaarschrift, overlegverslag, correspondentie, verweerschrift, beslissing
op bezwaar, advies bezwaarschriftencommissie
Waardering: Beslissing op bezwaar en advies: B (5) (N.B.: de beslissing op bezwaar
is tegelijk ook een besluit over toelating)
Overig: V 10 jaar (na dagtekening van de uitspraak of beslissing op bezwaar)
28.
Handeling: Het voeren van beroepsprocedures
Periode: 1993–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Algemene wet bestuursrecht
Product: Correspondentie, overlegverslagen, uitspraak
Waardering: V 10 jaar (na dagtekening van de uitspraak of beslissing op bezwaar)
29.
Handeling: Het voeren van voorlopige-voorzieningsprocedures
Periode: 1993–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Algemene wet bestuursrecht
Product: Overlegverslagen, correspondentie, verweerschrift, verzoekschrift, uitspraak
Waardering: V 10 jaar (na dagtekening van de uitspraak)
30.
Handeling: Het vaststellen van regels omtrent de werkwijze van het College Toelating
Bestrijdingsmiddelen
Periode: 1964–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962, Beschikking toelating bestrijdingsmiddelen
Product: Klachtenreglement, Beleidsregels, Bestuursreglement
Waardering: B (4)
6.7 Verantwoording
31.
Handeling: Het afhandelen van WOB-verzoeken
Periode: 1993–
Bron: Wet openbaarheid van bestuur (WOB)
Product: Aanvraag, correspondentie, beoordeling
Waardering: V 5 jaar
32.
Handeling: Het bijdragen aan de beantwoording van Kamervragen betreffende de toelating
van bestrijdingsmiddelen
Periode: 1993–
Bron: Grondwet
Product: Correspondentie, overlegverslagen
Waardering: V 5 jaar
33.
Handeling: Het informeren van de Nationale Ombudsman en parlementaire onderzoekscommissies
naar aanleiding van klachten over de gevolgen of de uitvoering van het beleid betreffende
de toelating van bestrijdingsmiddelen
Periode: 1993–
Bron: Wet Nationale ombudsman
Product: Correspondentie, rapport, overlegverslag
Waardering: V 5 jaar
34.
Handeling: Het opstellen van jaarverslagen
Periode: 1964–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962
Product: Jaarverslag, correspondentie, overlegverslagen
Waardering: Eindproduct: B (3)
Onderliggend materiaal: V 5 jaar
35.
Handeling: Het behandelen van klachten van burgers, bedrijven en andere partijen tegen
de handelwijze van of bejegening door het CTB
Periode: 1993–
Bron: Algemene wet bestuursrecht (Awb)
Product: Klachten, beoordeling, uitspraak, correspondentie
Opmerking: Volgens eigen klachtenreglement (2000), maar ook daarvóór al voorkomend.
Waardering: B (5)
36.
Handeling: Het vaststellen van de jaarrekening
Periode: 1993–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962
Product: Jaarrekening, correspondentie
Waardering: Eindproduct: B (3)
Onderliggend materiaal: V 5 jaar
37.
Handeling: Het bijdragen aan het toezicht op de eigen organisatie door de beleidsbepalende
ministeries en andere toezichthoudende instanties
Periode: 2000–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962
Product: Correspondentie, overlegverslagen, rapporten
Opmerking: Sinds het CTB een ZBO is wordt het gecontroleerd door de commissie van
toezicht. Hiervoor worden stuken opgesteld. Wij reageren schriftelijk op hun jaarlijkse
bevindingen, rapporten. Deze informatie wordt door CTB bewaard
Waardering: B (3)
6.8 Voorlichting & communicatie
38.
Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen
over de toelating van bestrijdingsmiddelen
Periode: 1964–
Product: Correspondentie
Waardering: V 5 jaar
39.
Handeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten betreffende toelatingen en
(de werkzaamheden van) het CTB
Periode: 1964–
Product: Persberichten, brochures, gespreksnotities, presentaties, nieuwsbrieven,
publicaties voor Staatscourant
Waardering: Eindproducten: B (5)
Onderliggend materiaal: V 2 jaar
6.9 Bedrijfsvoering
6.9.1 Algemeen
40.
Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en evalueren van het CTB-bedrijfsvoeringsbeleid
Periode: 1964–
Product: Nota, notitie, correspondentie, overlegverslagen, rapporten
Opmerking: Dit betreft alle beleidsstukken op het gebied van personeel, informatievoorziening,
organisatie, financiën, automatisering, huisvesting en overige facilitaire zaken (PIOFAH).
Waardering: B (5)
6.9.2 Personeel
41.
Handeling: Het zorgdragen voor de vastlegging van gegevens betreffende werving, selectie,
indiensttreding en dienstbetrekking van personeel
Periode: 1993–
Bron: Algemeen ambtenarenreglement (ARAR)
Product: o.a.: aanstellings- en pensioenbescheiden, functionerings- en beoordelingsverslagen,
vacatureteksten
Waardering: Personeels-dossiers: V 75 jaar na geboorte of 10 jaar na einde dienstverband
Overig (bijv. werving, uitvoering secundaire arbeidsvoorwaarden, functioneringsverslagen):
V 3 jaar
42.
Handeling: Het voeren van de salarisadministratie
Periode: 2000–
Bron: Algemeen ambtenarenreglement (ARAR)
Product: Overzichtslijsten, verslagen, formulieren
Waardering: V 10 jaar
43.
Handeling: Het coördineren van personeelsopleidingen
Periode: 2000–
Product: Opleidingsplannen, inschrijfformulieren
Waardering: V 10 jaar
44.
Handeling: Het uitvoeren van het arbobeleid
Periode: 2000–
Bron: Arbowet 1998
Product: Arbodocumenten, werkgroepverslagen, correspondentie
Waardering: V 5 jaar
45.
Handeling: Het registreren van het ziekteverzuim
Periode: 2000–
Bron: Arbowet 1998, Algemeen ambtenarenreglement (ARAR)
Product: Ziekmeldingsformulieren
Waardering: V 10 jaar
46.
Handeling: Het voeren van de tijdadministratie
Periode: 2000–
Product: Overzichtslijsten
Waardering: V 7 jaar
47.
Handeling: Het voeren van overleg met de Ondernemingsraad
Periode: 2000–
Bron: Wet op de ondernemingsraden
Product: Agenda, notulen, overlegverslagen, actiepuntenlijst
Waardering: V 5 jaar
48.
Handeling: Het coördineren van de bedrijfshulpverleningsactiviteiten
Periode: 2000–
Bron: Arbowet 1998
Product: Draaiboek, overlegverslagen, rapporten, bedrijfshulpverlening (BHV)-plannen
Waardering: V 5 jaar
6.9.3 Informatievoorziening, DIV
49.
Handeling: Het coördineren en uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden op het gebied
van informatievoorziening en archiefbeheer
Periode: 1964–
Bron: Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden
Product: Overzichtslijsten, correspondentie, rapporten, memo’s
Waardering: V 5 jaar
50.
Handeling: Het opstellen van archiefwettelijke verklaringen en archiefbeheersinstrumenten
Periode: 1964–
Bron: Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden
Product: Inventaris, basisselectiedocument, documentair structuurplan
Waardering: B (5)
6.9.4 Organisatie
51.
Handeling: Het inrichten van de organisatie
Periode: 1989–
Product: Nota, notitie, correspondentie, overlegverslagen
Waardering: B (4)
52.
Handeling: Het voeren van directie- en managementoverleg
Periode: 1964–
Product: Agenda, notulen, actiepuntenlijst, vergaderstukken
Waardering: B (1)
53.
Handeling: Het voeren van werkoverleg
Periode: 1964–
Product: Agenda, notulen, vergaderstukken, actiepuntenlijst
Waardering: V 3 jaar
55.
Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van de administratieve en financiële organisatie
Periode: 1964–
Product: Handboek, werkprocesbeschrijvingen, overzichten mandateringsbevoegdheid
Waardering: V 5 jaar
6.9.5 Financiën, Planning & Control
56.
Handeling: Het opstellen van werkplannen en begrotingen
Periode: 1964–
Bron: Bestrijdingsmiddelenwet 1962
Product: Werkplan, begroting, correspondentie, overlegverslagen
Waardering: Eindproduct: B (3)
Onderliggend materiaal: V 5 jaar
57.
Handeling: Het opstellen van kwartaalrapportages
Periode: 2000–
Product: Kwartaalrapportages, correspondentie
Waardering: V 5 jaar
58.
Handeling: Het voeren en beheren van de financiële administratie
Periode: 1964–
Bron: Comptabiliteitswet 2001
Product: Bank- en giroafschriften, facturen, kasverslagen, reisdeclaraties
Waardering: V 7 jaar
59.
Handeling: Het voeren van het contract- en aanbestedingenbeheer
Periode: 1964–
Bron: Comptabiliteitswet 2001
Product: Contracten, offertes, aanbestedingsdocumenten
Waardering: V 7 jaar
60.
Handeling: Het voeren van het verzekeringenbeheer
Periode: 1964–
Product: Polissen, correspondentie
Waardering: V 10 jaar
61.
Handeling: Het zorgdragen voor inkoop en beheer van materialen en voorraden
Periode: 1964–
Product: Bestelbonnen, orderbonnen, pakbonnen
Waardering: V 7 jaar
6.9.6 Automatisering
62.
Handeling: Het opstellen van informatiebeveiligingsplannen
Periode: 1993–
Bron: Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR)
Product: Informatiebeveiligingsplan, correspondentie, overlegverslagen, overzichtslijsten
Waardering: V 5 jaar
63.
Handeling: Het toetsen, beheren en exploiteren van de IT-infrastructuur
Periode: 1993–
Product: o.a.: overzichtslijsten, licenties, acceptatietests, softwareconfiguratie-overzichten
Opmerking: Alles wat te maken heeft met de IT-infrastructuur: van projecten tot helpdeskverzoeken.
De broncodes moeten de toegankelijkheid van de digitale gegevens waarborgen. Het CTB
zorgt voor tijdige conversie van de gebruikte software cq. bestanden en dan blijft
de toegankelijkheid gewaarborgd.
Waardering: V 5 jaar,
m.u.v. broncodes van door CTB ontwikkelde software: V 50 jaar
6.9.7 Huisvesting
64.
Handeling: Het uitvoeren van het gebouwenbeheer
Periode: 1964–
Product: Correspondentie, huurcontract, tekeningen
Waardering: V 5 jaar